Porque controlar as contas a pagar da empresa?

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Cuidar da saúde financeira da sua empresa é requisito básico para quem não quer fechar as portas. Uma gestão financeira eficaz é fundamental para que qualquer empresa sobreviva e tenha chances de ser bem sucedida.

Finanças má geridas se tornam uma bola de neve e podem fazer um negócio ir à falência. Assim, é preciso não só controlar tudo o que entra no caixa, mas também administrar todas as contas e despesas da organização. Essa não é uma tarefa simples: muitos empreendedores encontram dificuldades para realizar uma gestão financeira eficiente do seu negócio, por ser algo que requer bastante planejamento e atenção.

A importância do controle de despesas

A principal dica na hora de fazer o controle de despesas e de contas a pagar é conhecer e organizar tudo o que precisa ser pago, portanto certifique-se de registrar tudo. Se você não sabe exatamente quais são as contas a pagar todos os meses, isso significa que você não tem controle algum do seu negócio. Com isso, você não consegue saber qual é o fluxo de caixa necessário para fazer a sua empresa se manter mensalmente; assim, pode terminar por criar dívidas, pagar multas e até precisar realizar empréstimos.

Além de saber tudo o que deve ser pago a cada mês, incluindo a previsão de gastos inesperados, uma boa gestão sabe também quando cada conta deve ser paga, de forma a estar programada, evitando atrasos ou o comprometimento do caixa. Em casos em que for impossível pagar as despesas em dia, tente renegociar o vencimento para evitar multas e taxas. Se possível, crie uma reserva de dinheiro para eventuais emergências, como meses em que o caixa tiver menos entrada.

Assim, se organizar financeiramente é crucial para que seu negócio possa se manter e prosperar. Para isso, é preciso entender bem quais são os grupos de despesas que existem em uma empresa e como usá-los a seu favor.

Grupos de despesas

São as despesas que garantem que as diversas áreas de uma empresa se mantenham. Elas podem ser divididas em grupos de despesas para que haja um maior entendimento e planejamento financeiro:

• Despesas regulares: é toda despesa previsível, que o seu negócio vai ter que arcar todos os meses, como aluguel do prédio e de equipamentos, salários e contas (luz, água, telefone, internet).

• Despesas extraordinárias: aqui entram os gastos imprevisíveis, como reparos eventuais, multas e encargos, entre outros.

Para realizar o controle de despesas, podemos também classificá-las em:

• Despesas fixas: não dependem do número de horas utilizadas ou da quantidade de trabalho, como o aluguel do prédio, a internet, seguros e salários (sem horas extras).

• Despesas variáveis: aumentam ou diminuem segundo as horas trabalhadas (bônus e horas extras), número de vendas (comissões) e consumo ou utilização (telefone, luz, água).
Sabendo definir e classificar todas as despesas e contas a pagar, é possível ter o controle do fluxo de caixa necessário e fazer uma gestão financeira saudável e eficaz. Por isso, fique atento, conheça a situação financeira do seu negócio e evite problemas futuros!

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